La convocazione dell’assemblea dei soci nel mondo sportivo rappresenta un passaggio cruciale per il corretto funzionamento delle Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD) e delle Società Sportive Dilettantistiche (SSD). In genere, questa assemblea viene convocata una volta all’anno per l’approvazione del bilancio e, se necessario, per l’elezione dei nuovi organi sociali al termine del mandato. Tuttavia, possono essere convocate anche assemblee straordinarie per deliberare modifiche allo statuto o affrontare questioni di particolare rilevanza per l’ente sportivo.
Affinché la convocazione sia valida, deve essere effettuata con almeno quindici giorni di anticipo rispetto alla data dell’assemblea stessa. Tuttavia, è sempre opportuno verificare i termini specifici indicati nello statuto dell’ente sportivo.

Modalità di convocazione. Le modalità di convocazione variano tra SSD e ASD, con alcune differenze chiave.

Per le SSD. La convocazione generalmente può avvenire tramite:

• Lettera raccomandata
• Posta elettronica certificata (PEC)
• Consegna a mano (in tal caso, è consigliabile farsi firmare una copia con l’indicazione del giorno di ricezione, per avere una prova documentale in caso di necessità).

Tuttavia, nelle SSD, se tutti i soci sono presenti e dichiarano di essere stati informati sui punti da discutere all’ordine del giorno, l’assemblea è comunque valida e può deliberare regolarmente, anche in assenza di una convocazione formale.

Per le ASD. Il processo sembra apparentemente più semplice, ma nasconde alcune criticità. Gli statuti delle ASD generalmente prevedono la convocazione mediante:

• Affissione in bacheca presso la sede dell’ASD
• Pubblicazione sul sito web dell’ASD

Il problema principale potrebbe sorgere in futuro nel dover dimostrare che la convocazione sia effettivamente avvenuta. Per questo motivo, è sempre consigliabile adottare strumenti di comunicazione che possano fornire una prova certa della convocazione, come una PEC o un’e-mail con ricevuta di lettura.

Chi potrebbe controllare l’effettiva convocazione dell’assemblea di una ASD e perché. L’effettiva convocazione dell’assemblea potrebbe essere contestata o richiesta da diverse figure:

• Un socio che si è sentito escluso dalla fase di approvazione del bilancio e desiderava partecipare e intervenire nella discussione.
• L’Agenzia delle Entrate (AE) o la Guardia di Finanza (GdF) in sede di accertamento o verifica, per valutare se sia stato rispettato l’obbligo di convocazione, che rappresenta uno strumento di democraticità fondamentale per le ASD.

Ricordiamo che il diritto di controllo dei soci nelle ASD consente loro di verificare l’operato degli amministratori, rendendo fondamentale una corretta gestione della convocazione dell’assemblea.

Come può il CDA tutelarsi di fronte a questo problema? Per evitare contestazioni future, il Consiglio di Amministrazione (CDA) dovrebbe, oltre a seguire le istruzioni dello statuto (ad esempio, l’affissione in bacheca), adottare ulteriori misure di comunicazione, quali:

• Inviare e-mail agli associati per informare della convocazione e raccomandare la partecipazione.
• Pubblicare l’avviso sui canali social dell’ASD per raggiungere un pubblico più ampio.
• Per le ASD che dispongono di un sito web, replicare l’affissione in bacheca anche sulla bacheca virtuale della pagina online, così da lasciare una traccia documentata e verificabile nel tempo.

Contenuti della convocazione. Nella convocazione devono essere chiaramente indicati:

• La data, l’ora e il luogo dell’assemblea
• L’ordine del giorno, ovvero gli argomenti che verranno discussi

FAC SIMILE DI CONVOCAZIONE

In data ………………., alle ore ……., presso la sede sociale in ………… – via………………………. è convocata l’assemblea ordinaria dell’ Associazione Sportiva Dilettantistica…………… , per discutere e deliberare sui seguenti punti posti all’ordine del giorno:

1) Approvazione del bilancio o rendiconto chiuso al 31/12/2024 (e della relativa Relazione del Presidente sulla gestione, se prevista);

2) Bilancio preventivo per anno 2025 (se redatto);
3) Varie ed eventuali.

Nel caso non si raggiungesse il quorum necessario per deliberare sui punti sopra descritti, l’assemblea ordinaria dell’ Associazione Sportiva Dilettantistica ……………, è indetta in seconda convocazione per il giorno ……….., alle ore ……., presso la sede sociale in ………… – via ………………………..

Cordiali saluti
Il Presidente                                                                                 

Una corretta gestione della convocazione non solo garantisce il rispetto delle normative e dello statuto, ma evita anche contestazioni future, assicurando la trasparenza e la regolarità delle decisioni prese all’interno dell’ente sportivo.