Il periodo di imposta si è chiuso al 31 dicembre dello scorso anno e questo è il momento in cui si tengono le assemblee degli enti non commerciali per l’approvazione del bilancio. Molti saranno a proprio agio con questi adempimenti relativi all’ordinaria gestione di un’associazione, altri invece potrebbero avere qualche difficoltà. Diamo allora qualche informazione utile, guidati dalle indicazioni dell’avvocato Guido Martinelli. Questo tipo di sostegno rientra, peraltro, nei servizi che ASI Associazioni Sportive e Sociali Italiane offre alle sue associazioni affiliate.
 
LIBRI SOCIALI: QUALI SONO E COSA CONTENGONO
I libri sociali sono la memoria storica dell’attività dell’ente sia verso i soci che verso i terzi e sono indispensabili, sia per dare atto degli avvenimenti che si sono via via succeduti nella vita del soggetto, sia per stabilire le diverse responsabilità, particolarmente nel caso in cui la rappresentanza dell'ente venga attribuita, di volta in volta, a seconda del risultato delle elezioni, a soggetti diversi.
 
Un ente non commerciale che svolge attività istituzionale che voglia avere una gestione ottimale delle sue attività avrà: il libro dei verbali di assemblee, il libro dei soci, il libro dei verbali del consiglio direttivo.
 
Ma come si devono tenere i libri sociali e cosa devono contenere?
 
Premettiamo che gli enti non commerciali che svolgono solo attività istituzionale non hanno alcun specifico obbligo contabile o amministrativo in termini di rendicontazione, se non quello previsto dall’art. 20 del Codice civile relativo alla convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio.
Non sono quindi obbligati alla tenuta delle scritture contabili, come invece avviene per le imprese. L’obbligo è limitato esclusivamente al momento conclusivo e finale della gestione dell’esercizio sociale, ma nulla è espressamente stabilito per le rilevazioni e gli obblighi di contabilità da cui il bilancio possa scaturire.
 
Tuttavia, nonostante manchino obblighi specifici risulta evidente la necessità di tenere una contabilità anche elementare e di predisporre annualmente un rendiconto che riassuma le vicende economiche e finanziarie dell’ente in modo da costituire uno strumento di trasparenza e di controllo dell’intera gestione economica e finanziaria dell’associazione. L’ente non commerciale dovrà, quindi, redigere un rendiconto economico e finanziario, secondo i criteri indicati nello statuto o secondo le modalità liberamente scelte dall’ente stesso.
 
Nel libro verbali di assemblee andrà dunque trascritto il verbale di approvazione del bilancio annuale nel libro dei verbali delle assemblee. Solo in questo modo l’ente è in grado di dimostrare che la riunione si è validamente tenuta, quanti erano i partecipanti e quali le delibere assunte (in particolare anche in merito al risultato della gestione). In allegato al verbale è poi opportuno trascrivere il bilancio e, se ci sono state raccolte di fondi, anche i singoli rendiconti di ogni raccolta.
Se in assemblea sono stati nominati nuovi amministratori dell’ente (o confermati gli uscenti) anche questa delibera deve risultare trascritta nel libro.
 
Nel libro dei soci invece è necessario che gli enti di tipo associativo identifichino con estrema precisione chi sono i soggetti che, in regola con il pagamento della quota associativa annuale, sono a tutti gli effetti associati al soggetto. L’attività svolta dalle associazioni nei confronti dei propri soci consente infatti rilevanti agevolazioni fiscali. Ogni anno, quindi, deve essere riportato nel libro dei soci l’elenco degli associati (a fianco dei loro nomi è opportuno segnare anche l’importo della quota associativa versato).
L’importo troverà corrispettivo nella contabilità istituzionale dell'associazione: il totale delle somme incassate a titolo di quota associativa va infatti riportato nel bilancio annuale, come entrata tipica dell'attività istituzionale.
I verbali del Consiglio Direttivo – organo amministrativo dell’associazione – devono essere riportate nel libro dei verbali del Consiglio Direttivo. Qui deve essere annotato il verbale della riunione di insediamento del Consiglio stesso e lo stesso deve contenere l’indicazione dei soggetti che hanno assunto le specifiche qualifiche di Presidente Vicepresidente e Segretario, qualora lo statuto associativo lo preveda. Oltre a queste figure dee essere menzionato chiunque abbia assunto in quella sede un potere di rappresentanza dell’ente in generale o relativamente a compiti specifici.
Deve essere redatto un apposito verbale anche quando l’organo amministrativo decide di attribuire un potere di rappresentanza ad un suo componente. Così facendo è possibile dimostrare che chi ha agito per conto dell’ente era stato debitamente autorizzato.
Anche l'esito delle riunioni in cui viene deliberato in merito all'accettazione dei nuovi soci: questo obbligo sussiste quando lo statuto dell’associazione prevede che per essere ammessi al sodalizio è necessario presentare un'apposita domanda in relazione alla quale delibera il Consiglio Direttivo. Al fine di evitare contestazioni in merito alla regolarità della procedura seguita per l'ammissione alla qualifica di socio, e per dimostrare che chi ha versato la quota associativa era stato previamente autorizzato a ciò, è necessario, appunto, che le delibere di accoglimento o di revoca delle domande di associazione (oltre ad essere state effettivamente assunte) siano riportate nel citato libro.
Dal libro dei verbali del Consiglio Direttivo deve, inoltre, risultare la delibera che definisce periodicamente i criteri ed i limiti dei rimborsi spese da corrispondere a chi agisce per conto dell’ente. Solo in questo modo si possono infatti confutare eventuali accuse di corresponsione di compensi “non regolari”.
Ancora, nel libro dei verbali del Consiglio Direttivo devono essere riportate le risultanze della seduta durante la quale è stato redatto il bilancio consuntivo (ed eventualmente preventivo) che verrà successivamente presentato all'assemblea (e la fissazione della relativa convocazione).